Upplýsingar um viðskiptavini

Reglur Arev verðbréfafyrirtækis hf. um upplýsingar um viðskiptavini

Inngangur.

Reglur þessar eru settar í samræmi við 19. gr. b. laga um fjármálafyrirtæki, nr. 161/2002. Reglurnar gilda um hvernig er haldið er utan um upplýsingar um einstaka viðskiptamenn. Allar upplýsingar afhentar af viðskiptavini um hagi hans og tengdra aðila skal fara með sem trúnaðarmál.

Hvernig haldið er utan um upplýsingar.

Starfsmenn sem hafa undir höndum trúnaðar upplýsingar frá viðskiptamönnum skal í störfum sínum í fyrsta lagi virða í hvívetna þær kröfur sem settar eru fram í undirritaðri trúnaðaryfirlýsingu ef hún er gerð. Sé ekki fyrir hendi trúnaðaryfirlýsing skal hann fylgja í einu og öllu þeim reglum Arev verðbréfafyrirtækis er fjalla um öryggis- og samskiptareglur.

Starfsmönnum ber að virða og stuðla að eftirfylgni við ákvæði gildandi laga og reglna um meðferð innherjaupplýsinga og þagnarskyldu.
Trúnaðar- og innherjaupplýsingum skal haldið innan eins þröngs hóps og mögulegt er. Starfsmanni er aðeins leyfilegt að miðla slíkum upplýsingum að hann hafi til þess heimild í ljósi stöðu sinnar eða heimildar frá yfirmanni og viðtakanda séu upplýsingarnar nauðsynlegar vegna starfa eða stöðu sinnar eða ef lög kveða á um skyldu til að veita slíkar upplýsingar. Við miðlun upplýsinga skal gætt að ákvæðum laga um meðferð innherjaupplýsinga og ákvæðum laga um þagnarskyldu starfsmanna fjármálafyrirtækja.
Gögn sem merkt eru sem trúnaðarmál skulu aðeins opnuð af þeim sem ljóst má vera að hafi heimild til aðgangs að slíkum gögnum. Leiki vafi á um slíkt skal yfirmanni viðkomandi sviðs heimilt að opna slík gögn til að ganga úr skugga um aðgangsheimild viðkomandi.
Starfsmenn skulu gæta þess að trúnaðar- og innherjaupplýsingar séu varðar gegn aðgangi og berist ekki óviðkomandi, þ.e. þeim sem þurfa ekki nauðsynlega á slíkum upplýsingum að halda vegna starfa sinna eða stöðu. Slíkar upplýsingar skulu eftir atvikum geymdar í læstum hirslum eða vistaðar í gagnagrunnum þar sem eingöngu aðilar sem slíkar upplýsingar eru viðkomandi hafa aðgang.
Þess skal gætt að trúnaðar- og innherjaupplýsingar liggi ekki á borðum í lok vinnudags eða þannig sé frá þeim gengið að óviðkomandi komist í þær. Þá skal þess ávallt gætt að aðgangur að tölvum í lok vinnudags sé læstur með fullnægjandi hætti.
Fjölföldun gagna er innihalda trúnaðar- eða innherjaupplýsingar skal haldið í lágmarki.
Sá sem sendir trúnaðar- eða innherjaupplýsingar skal gæta þess að þær berist aðeins ætluðum viðtakanda.

Ákvörðun um tengilið viðskiptamanns

Í hverjum samningi sem gerður er við viðskiptamenn (þ. á m. verksamninga) skal tilgreina þá aðila Arev verðbréfafyrirtækis sem eru tenglar viðskiptamanns og hafa aðgang að gögnum frá honum.

Aðgengi

Reglur þessar skulu vera aðgengilegar viðskiptavinum og þeir upplýstir um tilvist þeirra við gerð samninga um viðskipta við Arev verðbréfafyrirtæki.

Miðlun upplýsinga um viðskiptamenn og eftirlit.

Regluvörður félagsins hefur umsjón með og tekur ákvarðanir, að höfðu samráði við framkvæmastjóra félagsins, um miðlun upplýsinga um viðskiptamenn til innra eftirlits, eftirlitsstjórnvalda og lögreglu. Berist slíkar fyrirspurnir til starfsmanna skal þeim undantekningarlaust beint til regluvarðar.

Um eftirlit samkvæmt reglunum skal eftirfarandi gilda:

Regluvörður félagsins skal hafa eftirlit með því að ákvæðum reglnanna sé fylgt, hafa forgöngu um túlkun á reglunum og taka ákvarðanir í samræmi við reglurnar. Jafnframt skal regluvörður sinna kynningu eigi sjaldnar en einu sinni á ári.
Tilkynningarskylda. Regluvörður skal tilkynna brot til stjórnar eða framkvæmdastjóra eftir atvikum. Framkvæmdastjóri eða stjórn skal senda upplýsingar um brot til Fjármálaeftirlitsins.
Kvartanir. Regluvörður skal halda skrá yfir kvartanir frá viðskiptamönnum sem varðar meint brot á reglunum og beina þeim í réttan farveg.

Viðurlög.

Brot á reglum þessum geta varðað stjórnvaldssekt eða refsingu eftir því sem segir í lögum nr. 108/2007, um verðbréfaviðskipti. Þá geta brot á reglunum varðað áminningu eða brottrekstri.

Gildistaka.

Reglur þessar leysa af hólmi eldri reglur sem samþykktar voru 2024. Reglur þessar öðlast gildi að fengu samþykki stjórnar félagsins.

Samþykkt af stjórn Arev verðbréfafyrirtækis hf. þann 20. mars 2025.

Starfsreglur framkvæmdastjóra Arev verðbréfafyrirtækis hf.

Almennt

Reglur þessar eru settar á grundvelli laga nr. 161/2002, um fjármálafyrirtæki, og með hliðsjón m.a. af kröfum sem gerðar eru í reglum um framkvæmd hæfismats framkvæmdastjóra og stjórnarmanna fjármálafyrirtækja nr. 150/2017.

Hæfisskilyrði

Framkvæmdastjóri skal ávallt uppfylla þau hæfisskilyrði sem sett eru í 52. gr. laga um fjármálafyrirtæki, nr. 161/2002 (almenn hæfisskilyrði), eða annarra lagaákvæða sem koma í þeirra stað eða til viðbótar við þau. Framkvæmdastjóri skal ávallt uppfylla hæfiskröfur sem 52. gr. laga um fjármálfyrirtæki gerir til starfsmanna í verðbréfaviðskiptum sem og þeirra skilyrða sem gerðar eru til framkvæmdastjóra í reglum nr. 150/2017, um framkvæmd hæfismats framkvæmdastjóra og stjórnarmanna fjármálafyrirtækja. Þá skal framkvæmdastjóri ávallt uppfylla þær kröfur sem Arev gerir til lykilstarfsmanna, sbr. reglur Arev um hæfi lykilstarfsmanna.

Verkaskipting stjórnar og framkvæmdastjóra

Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á starfsemi félagsins gagnvart stjórn þess og að starfsemi þess falli innan starfsleyfis og lagaákvæða sem um starfsemina gilda.

Stjórnin ákveður stefnu og starfsaðferðir félagsis. Framkvæmdastjóri tekur þátt í að móta stefnu fyrirtækisins bæði til skamms tíma og langframa. Hann annast um að framfylgja stefnu sem stjórn hefur samþykkt. Öll verkefni sem teljast meiriháttar eða veigamiklar ákvarðanir aðrar, skal framkvæmdastjóri leggja fyrir félagsstjórn eða stjórnarformann áður en ákvörðun er tekin. Verkefni teljast meiriháttar og ákvarðanir veigamiklar ef með þeim er vikið í verulegum atriðum eða með veigamiklum hætti frá samþykktri áætlun viðkomandi rekstrartímabils.

Starfsskyldur framkvæmdastjóra eru stjórn daglegs rekstrar félagsins; starfsmannahald og annað sem lýtur að almennum rekstri. Framkvæmdastjóri kemur fram fyrir hönd félagsins í öllum málum sem varða venjulegan rekstur félagsins. Framkvæmdastjóri annast ráðningar, uppsagnir og launasamninga við starfsmenn félagsins. Framkvæmdastjóri annast reikningshald. Framkvæmdastjóra ber að veita stjórnarmönnum og endurskoðendum allar upplýsingar um rekstur félagsins sem þeir kunna að óska og veita ber samkvæmt lögum. Slíkar upplýsingar skal að öðru jöfnu veita á stjórnarfundum.

Reglubundin upplýsingagjöf til stjórnar

Framkvæmdastjóri skal tryggja að stjórn fái eftirfarandi upplýsingar:

Í lok hvers árs skal leggja fram fjárhagsáætlun um starfsemi og fjárfestingar næsta árs.
1. Ársreikningur skal liggja fyrir innan þriggja mánaða frá lokum reikningsárs.
1. Hálfsársuppgjör skal liggja fyrir innan tveggja mánaða frá lokum tímabils.
1. Á stjórnarfundum skal liggja fyrir:
  1. skýrsla um eigið fé
  1. yfirlit yfir tekjur og gjöld ársins fram að lokum síðasta mánaðar.
1. Árlega skýrslu um störf regluvarðar, ábyrgðarmanns vegna aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og innri endurskoðanda.

Önnur störf framkvæmdastjóra

Framkvæmdastjóra er ekki heimilt að gegna öðru launuðu eða ólaunuðu starfi fyrir þriðja aðila án skriflegs samþykkis frá stjórninni í hverju einstöku tilfelli. Gert er ráð fyrir að framkvæmdastjóri sinni stjórnarstörfum í fyrirtækjum sem tengjast rekstri félagsins, en slíkt þarfnast samþykkis stjórnar hverju sinni, sem bókuð skal í fundargerðir stjórnarfunda. Framkvæmdastjóra skal heimilt að sinna stundakennslu á háskólastigi án skriflegs samþykkis.

Reglur þessar eru ekki tæmandi um önnur störf og skyldur framkvæmdastjóra gagnvart stjórn eða Arev. Nánar er m.a. fjallað um störf og skyldur framkvæmdastjóra í samþykktum Arev, starfsreglum stjórnar og í reglum um hæfi lykilstarfsmanna Arev.

Þagnarskylda

Framkvæmdastjóri er bundinn þagnarskyldu varðandi allt sem hann verður vís um í starfi sínu og leynt á að fara, nema um sé að ræða aðstæður, sem eftir eðli máls þarf að kynna þriðja aðila.

Gildistaka

Reglur þessar öðlast gilid að fenginni undirritun stjórnar. Jafnframt falla úr gildi eldri starfsreglur framkvæmdastjóra frá 2024.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Arev verðbréfafyrirtækis hf., 20. mars 2025.